Politique d’utilisation

Version 1.4 · en vigueur le 3 novembre 2026

1. Qui sommes-nous

Kozani est une plateforme infonuagique de gestion d’organisation : organigramme, processus, documents et signatures, projets, risques, messages et pointage du temps. Kozani est la propriété de ONMOTIO, société dont le siège est au 128 City Road, Londres EC1V 2NX, Royaume-Uni, qui l’exploite (« ONMOTIO », « nous »).

La présente politique d’utilisation forme un contrat entre ONMOTIO et l’organisation qui ouvre un domaine dans Kozani (le « client »), ainsi qu’avec chaque personne qui utilise Kozani (l’« utilisateur »). En créant un compte ou en utilisant Kozani, vous l’acceptez.

2. Définitions

Domaine : l’espace de travail d’une organisation, rattaché au nom de domaine de ses adresses courriel (par exemple onmotio.com), ou à l’adresse elle-même pour un espace personnel.
Administrateur principal : la personne qui détient les droits les plus étendus sur le domaine, dont le forfait, le paiement, l’hébergement des données et les sauvegardes.
Administrateur : une personne à qui l’administrateur principal confie la gestion du domaine.
Membre : toute personne qui a accès au domaine, qu’elle soit collaboratrice, observatrice ou opératrice.
Contenu du client : toutes les informations que le domaine et ses membres déposent dans Kozani (cartes, documents, projets, messages, pointages, fichiers, etc.).

3. Compte et accès

Vous devez fournir des renseignements exacts et garder votre mot de passe confidentiel. Vous êtes responsable de ce qui est fait avec votre compte.
Nous vous recommandons d’activer la double identification. L’administrateur principal peut l’exiger pour tout le domaine.
Une adresse d’un même nom de domaine rejoint le domaine de son organisation, avec l’approbation d’un administrateur. Les personnes externes (clients, sous-traitants, observateurs) n’y entrent que sur invitation.
Kozani s’adresse aux organisations et à leurs membres. Il ne doit pas être utilisé par une personne de moins de 14 ans.
Avisez-nous sans délai de toute utilisation non autorisée de votre compte, par « Écrire à Kozani » dans Mes Messages.

4. Rôles et responsabilités du client

Le client décide qui a accès à son domaine et avec quels droits. Il est responsable des renseignements qu’il y dépose au sujet de ses employés, de ses clients et de ses partenaires, et de les avoir obtenus et utilisés conformément aux lois qui s’appliquent à lui.

Pointage du temps (Ma Pointeuse) : le client, comme employeur, est responsable du respect des normes du travail, de l’information donnée à ses employés et, au besoin, de leur consentement, notamment pour la localisation et les photos prises au moment du pointage.
Signatures : Kozani conserve, pour chaque signature, le nom du signataire, la date et l’empreinte numérique du texte signé. Il revient au client de juger si ce mode de signature convient à chacun de ses documents.
Personnes externes : le client choisit ce que ses clients et observateurs peuvent voir, et répond de ce choix.

5. Forfaits, facturation et taxes

Chaque nouveau domaine commence par un essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit.
Le forfait mensuel est facturé chaque mois, par utilisateur, au prix affiché dans la page Compte. Les observateurs et les opérateurs ne sont pas facturés.
Un utilisateur ajouté en cours de mois est facturé immédiatement, au prorata. Un utilisateur retiré cesse d’être facturé au renouvellement suivant, sans remboursement de la période en cours. Le montant et la date sont confirmés à l’administrateur avant tout changement.
Licence annuelle : le client peut plutôt choisir un nombre d’utilisateurs pour 12 mois, payés d’avance à partir du jour du paiement, utilisés ou non, au rabais et au prix affichés dans la page Compte. Ce nombre ne change pas et n’est pas ajusté au prorata pendant les 12 mois.
Membres en surplus : chaque collaborateur au-delà du nombre d’utilisateurs de la licence est facturé au mois, au plein tarif et sans escompte, sur un abonnement distinct, selon les règles du forfait mensuel. Ce paiement doit être signé une première fois dans le formulaire de paiement. S’il ne l’est pas dans les 7 jours, le domaine passe en lecture seule jusqu’à sa signature.
Passage du forfait mensuel à une licence : les jours déjà payés et non utilisés des utilisateurs qui passent à la licence sont déduits de son prix. L’abonnement mensuel s’arrête une fois la licence payée, sauf pour les membres en surplus.
Renouvellement de la licence : elle se renouvelle automatiquement pour 12 mois à sa date d’échéance, et son montant est prélevé sur la carte enregistrée. Nous envoyons un rappel par courriel à l’administrateur principal et au titulaire de la carte 30 jours avant cette date, avec le montant. Avant cette date, un administrateur autorisé peut changer le nombre d’utilisateurs pour le renouvellement, et l’administrateur principal peut choisir de ne pas la renouveler.
Prix de la licence au renouvellement : un changement de rabais, ou un nouveau prix qui s’applique aux abonnements en cours, n’atteint une licence qu’à son renouvellement et seulement s’il est annoncé dans ce rappel. Une licence garde son prix pendant les 12 mois payés.
Fin de la licence : si elle n’est pas renouvelée ou si son paiement n’aboutit pas, elle prend fin, et l’abonnement mensuel des membres en surplus prend fin avec elle. Le domaine passe alors en lecture seule jusqu’à la signature d’un nouvel abonnement, sans perte de données.
L’espace de stockage supplémentaire (options de 40 Go) fait l’objet d’un abonnement distinct, facturé chaque mois au prix affiché dans la page Compte. Il prend fin à son renouvellement lorsque l’abonnement des utilisateurs prend fin.
Nous pouvons modifier nos prix. Un nouveau prix s’applique aux nouveaux abonnements à partir de sa date d’entrée en vigueur. Pour un abonnement en cours, nous avisons l’administrateur principal au moins 30 jours à l’avance, dans Kozani et par courriel, et le nouveau prix s’applique à partir du premier renouvellement qui suit cette date. L’administrateur principal peut annuler l’abonnement avant cette date.
Nous pouvons offrir des escomptes ou des codes promotionnels pour une durée limitée. Un escompte s’applique seulement pendant sa période et selon ses conditions ; à la fin de la période, le prix régulier reprend. Un escompte ne s’applique ni à une licence annuelle ni aux membres en surplus.
Les abonnements sont vendus par l’entremise de Link (Sold through Link, LLC), le service de Stripe qui agit comme vendeur officiel. Link encaisse les paiements, perçoit et remet les taxes de vente là où ce service les prend en charge, et émet les reçus et les factures à son nom. La mention LINK.COM paraît sur votre relevé de carte. Stripe et Link conservent les données de carte ; Kozani ne voit jamais le numéro complet de votre carte. Les taxes applicables s’ajoutent aux prix.
L’administrateur principal peut annuler l’abonnement en tout temps. L’annulation prend effet à la fin de la période déjà payée, soit les 12 mois en cours pour une licence annuelle. Sauf exigence de la loi, les sommes versées ne sont pas remboursées, y compris pour les utilisateurs d’une licence qui ne sont pas utilisés ; Link peut toutefois accorder un remboursement dans certains cas, dans les 60 jours suivant la transaction.
En cas de défaut de paiement, nous envoyons un avis, et le domaine passe en lecture seule 7 jours après le premier paiement refusé : les membres voient encore tout, mais personne ne peut rien modifier jusqu’au paiement. Vos données ne sont pas effacées pendant ce temps.

6. Utilisation acceptable

Il est interdit d’utiliser Kozani pour :

enfreindre une loi, ou les droits d’autrui, dont la vie privée et la propriété intellectuelle ;
déposer du contenu illégal, haineux, diffamatoire ou malveillant, ou des virus ;
tenter d’accéder aux données d’un autre domaine, de contourner une mesure de sécurité ou une limite du service ;
surcharger le service, l’analyser de façon automatisée ou le revendre sans notre accord écrit ;
harceler ou surveiller une personne au-delà de ce que la loi permet à un employeur.

7. Votre contenu

Le contenu du client appartient au client. Vous nous accordez seulement le droit de l’héberger, de le traiter et de l’afficher dans la mesure nécessaire pour fournir Kozani, en assurer la sécurité et vous offrir du soutien.

Nous ne vendons pas votre contenu, nous ne l’utilisons pas pour de la publicité et nous ne le consultons pas, sauf pour vous aider à votre demande, assurer la sécurité du service ou respecter la loi (voir la politique de confidentialité).

Vous pouvez en tout temps télécharger une sauvegarde complète de votre domaine (fichier .kozani), à partir de la page Administration.

8. Hébergement de vos données

Par défaut, Kozani héberge les données de votre domaine au Canada.
L’administrateur principal peut choisir d’héberger les données de son domaine dans son propre projet Supabase. Le client est alors responsable de ce projet : son forfait, sa disponibilité et l’accès qu’il accorde à Kozani. Certaines données restent toujours chez Kozani : les comptes des membres, les rôles et permissions, et les fichiers téléversés.

9. Disponibilité, évolution et soutien

Nous faisons tous les efforts raisonnables pour que Kozani soit disponible et sûr, sans pouvoir garantir un service ininterrompu. Des entretiens peuvent survenir, de préférence en dehors des heures de travail.
Kozani évolue : nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des fonctions. Si un changement réduit de façon importante ce que vous payez, nous vous en avisons à l’avance.
Le soutien se fait dans Kozani, par « Écrire à Kozani » dans Mes Messages.

10. Suspension et fin

Nous pouvons suspendre ou fermer un compte ou un domaine qui contrevient gravement à la présente politique, après un avis lorsque c’est possible.
Le client peut fermer son domaine en tout temps. Avant la fermeture, téléchargez une sauvegarde : après la fermeture, les données du domaine sont supprimées dans les délais prévus par la politique de confidentialité.

11. Propriété de Kozani

Le logiciel Kozani, son nom, son logo, son design et sa documentation appartiennent à ONMOTIO. Votre abonnement vous donne un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable pendant sa durée. Les suggestions que vous nous faites peuvent être utilisées pour améliorer Kozani, sans obligation envers vous.

12. Garanties et responsabilité

Kozani est fourni tel quel. Dans la mesure permise par la loi, ONMOTIO n’est pas responsable des dommages indirects (perte de profits, de données ou d’occasions d’affaires) découlant de l’utilisation de Kozani ou de l’impossibilité de l’utiliser. La responsabilité totale d’ONMOTIO envers un client est limitée aux sommes que ce client a payées pour Kozani au cours des 12 mois qui précèdent l’événement.

Le client reconnaît qu’ONMOTIO a une obligation de moyens, et non de résultat, quant au fonctionnement de Kozani : ONMOTIO y consacre des efforts raisonnables, sans garantir un résultat.

ONMOTIO ne peut être tenue responsable de toute perte de données. Il est de la responsabilité du client d’effectuer des copies de sauvegarde au moyen de la fonction de sauvegarde de Kozani (page Administration), et de les conserver en lieu sûr.

Il est aussi de la responsabilité du client d’aviser ONMOTIO le plus rapidement possible de tout problème qui pourrait mettre en péril ses informations, par « Écrire à Kozani » dans Mes Messages ou à hello@onmotio.com, afin de permettre à ONMOTIO de corriger la situation.

Ces limites ne s’appliquent pas lorsque la loi les interdit, notamment en cas de faute intentionnelle ou lourde, ni aux droits d’un consommateur au sens de la loi.

13. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique. Pour un changement important, nous avisons les administrateurs au moins 30 jours à l’avance, dans Kozani ou par courriel. La date d’entrée en vigueur figure en haut du document. Continuer d’utiliser Kozani après cette date vaut acceptation.

14. Droit applicable et langue

La présente politique est régie par les lois de l’Angleterre et du pays de Galles. Les tribunaux de Londres (Angleterre) sont seuls compétents pour tout différend qui en découle.

Cette clause ne prive personne des protections que lui accorde une loi impérative de l’endroit où elle réside. Notamment, un consommateur ou une personne au Québec conserve les droits et les recours devant les tribunaux du Québec que la loi lui garantit, et les règles québécoises de protection des renseignements personnels continuent de s’appliquer à ses renseignements.

La présente politique est rédigée en français et en anglais. En cas de divergence, la version française prévaut.

15. Nous joindre

Dans Kozani : Mes Messages › Écrire à Kozani. Par courriel : hello@onmotio.com. Siège : ONMOTIO, 128 City Road, Londres EC1V 2NX, Royaume-Uni.