Kozani

Politique de confidentialité

Version 1.4 · en vigueur le 10 novembre 2026

1. Notre engagement

ONMOTIO (« nous »), qui exploite Kozani, protège les renseignements personnels qui lui sont confiés. La présente politique explique ce que nous recueillons, pourquoi, avec qui nous le partageons, combien de temps nous le gardons et comment exercer vos droits. Établie à Londres, ONMOTIO respecte le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (UK GDPR) et la Data Protection Act 2018. Pour les personnes et les organisations du Québec et du Canada, nous respectons aussi la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et la loi fédérale canadienne (LPRPDE).

En résumé : nous ne vendons aucun renseignement, nous ne faisons pas de publicité et nous n’utilisons aucun outil de suivi publicitaire. Nous comptons nous-mêmes les visites de kozani.io (section 4), sans témoin et sans partager ces données avec quiconque.

2. Responsable du traitement et de la protection des renseignements

ONMOTIO, dont le siège est au 128 City Road, Londres EC1V 2NX, Royaume-Uni, est responsable du traitement des renseignements décrits à la section 3. Izek Therrien, chef de la direction d’ONMOTIO, est le responsable de la protection des renseignements personnels. Pour joindre cette personne : dans Kozani, Mes Messages › Écrire à Kozani, ou par courriel à hello@onmotio.com.

3. Deux rôles différents

  • Pour les comptes des utilisateurs, la facturation et le soutien, ONMOTIO décide de l’usage des renseignements et en est responsable.
  • Pour le contenu qu’une organisation dépose dans son domaine (son organigramme, ses documents, ses projets, les pointages de ses employés, etc.), c’est l’organisation cliente qui en est responsable. Kozani agit alors comme son fournisseur de services : nous traitons ce contenu seulement pour elle et selon ses instructions. Pour toute question sur ce contenu, adressez-vous d’abord à l’administrateur de votre domaine.

4. Les renseignements que nous recueillons

  • Compte : prénom, nom, adresse courriel et mot de passe (conservé chiffré par notre fournisseur d’authentification, jamais lisible par nous), ainsi que vos réglages de double identification.
  • Profil : photo, téléphones, fonction, service et autres renseignements que vous ou votre administrateur ajoutez.
  • Contenu de votre domaine : organigramme, processus, documents et leurs révisions, signatures (nom, date et empreinte du texte signé), projets, coûts et taux horaires, risques, messages, modèles et fichiers téléversés.
  • Pointage (Ma Pointeuse) : heures de début et de fin, activité, taux, notes, NIP des opérateurs et, seulement si votre appareil vous le demande et que vous l’acceptez, la position au début et à la fin du pointage ainsi que les photos du travail que vous choisissez de prendre.
  • Soutien : vos demandes à Kozani et les captures d’écran que vous y joignez.
  • Facturation : le nom du domaine, l’historique de l’abonnement ainsi que la marque, les derniers chiffres et la date d’expiration de la carte. Le numéro complet de la carte est conservé uniquement par Stripe.
  • Données techniques : adresse IP, type de navigateur, dates de connexion et journaux d’erreurs, utiles à la sécurité et au bon fonctionnement du service ; présence en ligne visible des autres membres de votre domaine.
  • Visites du site : quand une page de kozani.io est ouverte, nous notons une fois par jour l’adresse IP, la date, l’heure et la ville approximative que notre hébergeur déduit de cette adresse, ainsi que l’heure de la dernière activité pendant que la page reste ouverte, pour savoir d’où viennent les visiteurs et combien sont connectés. Si vous êtes connecté à Kozani, nous y joignons le nom du domaine dans lequel vous travaillez, jamais votre nom ni votre courriel. Seul le personnel autorisé de Kozani les consulte.

5. Pourquoi nous les utilisons

Nos bases légales : l’exécution du contrat (fournir Kozani et le facturer), notre intérêt légitime (sécurité, soutien et amélioration du service), nos obligations légales, et votre consentement pour ce qui est facultatif, comme la localisation et les photos lors du pointage. Vous pouvez retirer un consentement en tout temps.

Nous n’utilisons vos renseignements à aucune autre fin sans votre consentement. Nous ne faisons aucun profilage et aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

  • Fournir Kozani : vous connecter, afficher et enregistrer votre travail, envoyer les courriels du service (codes, invitations, signatures, avis).
  • Assurer la sécurité : prévenir la fraude et les accès non autorisés, enquêter sur un incident.
  • Facturer l’abonnement de votre domaine.
  • Vous offrir du soutien quand vous nous le demandez.
  • Améliorer Kozani à partir de données techniques, sans examiner le contenu de votre domaine.
  • Respecter nos obligations légales.

6. Qui peut les voir

  • Les membres de votre domaine, selon les droits que leur donne votre administrateur (rôles, permissions, partages, confidentialité des projets).
  • Le personnel de Kozani autorisé, seulement pour le soutien, la sécurité ou une obligation légale. À votre demande d’aide, le Super Admin peut ouvrir une session de consultation de votre compte, limitée à 60 minutes, en lecture seule, avec une raison obligatoire. Chaque session est consignée.
  • Nos fournisseurs (section 7), seulement pour ce qui est nécessaire au service.
  • Une autorité, si la loi nous y oblige.

7. Nos fournisseurs et l’endroit où vos données sont conservées

Lorsque des renseignements quittent le Royaume-Uni ou le Québec, ils restent protégés : le Canada est reconnu par le Royaume-Uni comme offrant une protection adéquate, et les autres transferts sont encadrés par les garanties prévues par la loi (clauses contractuelles types ou cadre de transfert reconnu). Avant de confier des renseignements à un fournisseur à l’extérieur du Québec, nous évaluons aussi qu’ils y bénéficieront d’une protection adéquate. Si l’administrateur principal choisit d’héberger son domaine dans son propre projet Supabase, le contenu du domaine est conservé à l’endroit choisi par l’organisation. Les comptes, les rôles et les fichiers téléversés restent chez Kozani.

  • Supabase : base de données, authentification et fichiers. Les données des domaines hébergés par Kozani sont conservées au Canada (région de Montréal).
  • Cloudflare : hébergement de l’application et réseau. Vos requêtes transitent par ses serveurs, qui peuvent se trouver hors du Québec.
  • Resend : envoi des courriels de Kozani (États-Unis).
  • Stripe et Link : traitement des paiements et vente des abonnements, Link agissant comme vendeur officiel (Canada et États-Unis). Ils reçoivent le nom, le courriel et l’adresse de facturation du payeur, qu’ils utilisent aussi selon leur propre politique de confidentialité.
  • Sentry : suivi des erreurs techniques de l’application (Union européenne). Il reçoit la description de l’erreur, la page et le navigateur, ainsi que les identifiants internes du membre et du domaine, jamais leur nom, leur courriel ni le contenu de leurs données.

8. Témoins et stockage dans votre navigateur

Kozani n’utilise aucun témoin publicitaire ni de mesure d’audience. Votre navigateur garde seulement ce qui est nécessaire au service : votre session de connexion, votre langue, l’état du menu latéral et quelques préférences d’affichage (format de page, mises en page, verrou du kiosque de pointage). Vous pouvez les effacer en vous déconnectant ou dans les réglages de votre navigateur.

9. Combien de temps nous les conservons

  • Tant que votre compte et votre domaine sont actifs, ou tant que votre organisation décide de garder son contenu.
  • Un membre retiré par son administrateur : son accès cesse immédiatement. Selon le choix de l’administrateur, son profil est conservé (membre archivé) ou son compte est fermé et supprimé.
  • Après la fermeture d’un domaine : son contenu est supprimé au plus tard 90 jours plus tard. Les copies de sécurité de nos fournisseurs s’effacent ensuite selon leur propre cycle.
  • Les journaux techniques sont conservés quelques semaines, sauf s’ils servent à une enquête de sécurité.
  • Les adresses IP des visites du site sont effacées après 90 jours ; seules la date et la ville approximative restent, sans lien avec une personne.
  • Les renseignements de facturation sont conservés le temps exigé par les lois fiscales.

10. Sécurité

  • Communications chiffrées (HTTPS) et données chiffrées au repos chez nos fournisseurs.
  • Chaque domaine est séparé des autres et les droits sont vérifiés par le serveur.
  • Double identification offerte à tous, et exigible par l’administrateur principal pour tout le domaine.
  • Codes de vérification à usage unique, limités dans le temps et en nombre d’essais ; jetons d’accès des hébergements externes chiffrés.
  • Sauvegardes signées : une sauvegarde modifiée ou d’une autre organisation est refusée.

11. Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité présente un risque pour les personnes concernées, nous avisons l’Information Commissioner’s Office (Royaume-Uni) dans les 72 heures lorsque la loi l’exige, la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque le risque de préjudice est sérieux, ainsi que les personnes concernées, ainsi que l’organisation cliente lorsque le contenu de son domaine est touché. Nous tenons un registre de ces incidents.

12. Vos droits

Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous répondons dans un délai de 30 jours. Pour le contenu d’un domaine, nous transmettons votre demande à l’organisation responsable, s’il y a lieu.

  • Accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie, y compris dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
  • Faire corriger un renseignement inexact ou incomplet ; vous pouvez déjà modifier votre profil vous-même.
  • Retirer votre consentement, par exemple refuser la localisation ou ne pas prendre de photo lors du pointage.
  • Demander la suppression de votre compte ou la désindexation de renseignements, sous réserve des obligations légales.
  • Vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, ou en demander la limitation.
  • Porter plainte auprès de l’Information Commissioner’s Office (Royaume-Uni) ou, au Québec, de la Commission d’accès à l’information, si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse.

13. Mineurs

Kozani s’adresse aux organisations et à leurs membres. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans.

14. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date d’entrée en vigueur figure en haut du document ; pour un changement important, nous avisons les administrateurs dans Kozani ou par courriel avant son entrée en vigueur. La version française prévaut sur toute traduction.